Sistemas integrados , impacto en la empresa

SISTEMAS INTEGRADOS EXTENSOS

    ANALISIS DE IMPACTOS NO DESEADOS EN LA EMPRESA

Grandes sistemas de informacion , implican un importante esfuerzo de diseño , o sea desiciones planeadas y resolucion de problemas no planeados. 

Los sistemas extensos ofrecen miriadas de caracteristicas , posibilidades de parametrizacion , acoplamientos no desdeados y etc, etc,etc. Lo llamamos "disparate systems". 

Ha sido habitual en la historia de las pymes que:al crecer , los requerimientos funcionales  han requerido de sistemas "integrados" , y obvio ... la oferta de soluciones   integradas tipo ERP , CRM y otros desarrollos "en suite" han superado ampliamente la compejidad pronosticada hace muchos años atras. 

Todavia no hay "balas de plata" (no silver bullets, Brooks) que hayan igualado los saltos de estandarizacion y produccion quehace años existe en el hardware y con ello la generacion de disminuciones impactantes en los costos

...

Revisemos algo de nuestra realidad

 ⇒IMPACTO DE LA TECNOLOGIA IMPERFECTA

Cualquier diseño tiene las limitaciones de la tecnologia de hardware y software utilizadas y de el equipo que resuelve como sirven a los propositos de la empresa

- Fragmentación

diferentes partes de una actividad esencial, se ejecutan en diferentes procesadores

La fragmentacion oculta lo esencial del mismo modo que :romper una delicada pieza de cristal destruye su forma original  

-Redundancia

La tecnología requiere y hace posible al redundancia de datos y procesos.

eso mas la necesidad de independencia de actividades  hacen que la redundancia de componentes sea parte común de la implementación de un sistema

-Extrañeza 

La tecnología y los recursos que se utilicen hacen necesario datos y actividades que no son requeridas por el sistema esencial , pero son necesarias para superar las limitaciones de los recursos utilizados

Esos temas se clasifican en:

    .Relacionados al transporte de datos

    .Relacionados a la administración de datos

-Complejidad

Muchas veces actividades y datos son aplicados a una actividad esencial de alguna manera innecesariamente compleja. generalmente con transformaciones intermedias , sincronizacion y adaptacion 

-Conglomerados

Esto es la otra cara de la fragmentación. Fragmentar crea un abanico de datos y actividades que proveen los trozos que la tecnología utilizada puede manejar. Aparecen como un conglomerado que oculta y complejiza el proposito de las actividades esenciales

-Vastedad

Clásico de los ERP : Incorporan objetivos tan extensos que se requieren tantas caracteristicas! ... ESO oculta  la esencia del sistema y  sus propositos y parecen imperceptibles sin un esfuerzo importante

fuente consultada: Essential systems analysis . M.Mcmenamin & Jhon F. Palmer

⇒SISTEMAS INTEGRADOS ... (matrimonio desparejo)

La relacion con un integrado tipo ERP , suite de aplicaciones , CRM ..., etc (sea en la empresa (on premise),o en la nube (on cloud ,saas ) o cualquier modalidad ), nos meterán en una relacion sumamente asimétrica.

Muy resumidamente: Los objetivos y problemas de los desarrolladores pueden no ser en absoluto los de su empresa ,cuanto mas "lejanos" estén , menos interés particular por su empresa ! (algunos no los conocen y no tienen ideas de SUS problemas)

Un integrado puede requerir de un importante trabajo de "adaptación" de los propósitos particulares de su empresa a los propósitos del sistema integrado .

Un ERP esta orientado a una industria , un canal , un segmento , tienen millones de parámetros y cientos de "módulos", su empresa deberá acomodarse y optar por lo mejor de ellos disponible

Si eso genera esfuerzo en la empresa ... suerte en la implementación ! 

Algunos de los clásicos "problemas" de la llegada de u ERP :

-La implementación

    .costos Iniciales

    .Tiempos hasta institucion del soft

-Mantenimiento y Actualizaciones

    .Costos Continuos

            .Actualizaciones

            .Soporte Tecnico 

      .Compatibilidad y obsolescencia

-Flexibilidad y Escalabilidad

        .Rigidez

        .Escalabilidad Cuestionable (costo y tiempo)

-Seguridad y Cumplimiento

        .Manejo de amenazas

        .Cumplimiento normativo

-Problemas de integración

        .Compatibilidad

        .conectividad

        .Flujos de información

fuente consultada :www.axonconsulting.com/blog

        Que es una versión "lite"?

     Una version "lite" es una version reducida o ligera de algun desarrollo "integral" para servir a funciones de una rama especifica de empresas o desarrollo "a medida" para una empresa particular.

    Este tipo de desarrollos ayudan a reducir el consumo de recursos 

    

    Los desarrollos integrales o a medida suelen requerir de la interconexion de multiples funciones que intercambian información para desarrollar sus  procesos .

    Desde el punto de vista de la ingeniería , eso implica  base de datos con accesos desde multiples puestos y para distintas finalidades , distribución y dependencia de procesos e informacion , un esfuerzo adicional para minimizar los inevitables acoplamientos y conseguir que sean lo mas "tardios" posibles. Aveces recurrir a la replicacion de informacion , control de acceso a actividades , etc , etc,...,etc

Una version "lite" habitualmente es una versión reducida (liviana):

- Se selecciona Una función 

- Se elimina la redundancia de datos y de control requerida por dependencias 

- Se elimina Funcionalidad requerida por funciones integradas.

-  Se integra código para  Registración de información , cuando la información imprescindible proviene de otro proceso 

- Se eliminan los Acoplamientos tardios , requeridos por procesos no pertinentes

- Diccionario de datos unico , la información resido en un Unico repositorio

- Se eliminan los recursos  necesarios para acceder por mas de un modo (remoto ,telefono,... etc)

👍 Finalmente .... un proyecto "lite ..."

➤ Diseñar...

➤ Construir .....

➤ El Producto ...

La escuelita del Sr. Spock

Tipos de software

Extraído de: Ingeniería del software , un enfoque practico 7a edición . Pressman 

1.1.2 Dominios de aplicación del software

Actualmente, hay siete grandes categorías de software de computadora que plantean retos

continuos a los ingenieros de software:

Software de sistemas: conjunto de programas escritos para dar servicio a otros programas.

Determinado software de sistemas (por ejemplo, compiladores, editores y herramientas

para administrar archivos) procesa estructuras de información complejas pero deterministas.

 Otras aplicaciones de sistemas (por ejemplo, componentes de sistemas operativos,

manejadores, software de redes, procesadores de telecomunicaciones) procesan sobre todo

datos indeterminados. En cualquier caso, el área de software de sistemas se caracteriza

por: gran interacción con el hardware de la computadora, uso intensivo por parte de usuarios

múltiples, operación concurrente que requiere la secuenciación, recursos compartidos

y administración de un proceso sofisticado, estructuras complejas de datos e interfaces externas

múltiples.

Software de aplicación: programas aislados que resuelven una necesidad específica de

negocios. Las aplicaciones en esta área procesan datos comerciales o técnicos en una

forma que facilita las operaciones de negocios o la toma de decisiones administrativas o

técnicas. Además de las aplicaciones convencionales de procesamiento de datos, el software

de aplicación se usa para controlar funciones de negocios en tiempo real (por ejemplo,

procesamiento de transacciones en punto de venta, control de procesos de manufactura

en tiempo real).

Software de ingeniería y ciencias: se ha caracterizado por algoritmos “devoradores de

números”. Las aplicaciones van de la astronomía a la vulcanología, del análisis de tensiones

en automóviles a la dinámica orbital del transbordador espacial, y de la biología molecular

a la manufactura automatizada. Sin embargo, las aplicaciones modernas dentro del

área de la ingeniería y las ciencias están abandonando los algoritmos numéricos convencionales.

El diseño asistido por computadora, la simulación de sistemas y otras aplicaciones

interactivas, han comenzado a hacerse en tiempo real e incluso han tomado características

del software de sistemas.

Software incrustado: reside dentro de un producto o sistema y se usa para implementar y

controlar características y funciones para el usuario final y para el sistema en sí. El software

incrustado ejecuta funciones limitadas y particulares (por ejemplo, control del tablero de un

horno de microondas) o provee una capacidad significativa de funcionamiento y control

Software de línea de productos: es diseñado para proporcionar una capacidad específica

para uso de muchos consumidores diferentes. El software de línea de productos se

centra en algún mercado limitado y particular (por ejemplo, control del inventario de productos)

o se dirige a mercados masivos de consumidores (procesamiento de textos, hojas

de cálculo, gráficas por computadora, multimedios, entretenimiento, administración de

base de datos y aplicaciones para finanzas personales o de negocios).

Aplicaciones web: llamadas “webapps”, esta categoría de software centrado en redes

agrupa una amplia gama de aplicaciones. En su forma más sencilla, las webapps son poco

más que un conjunto de archivos de hipertexto vinculados que presentan información con

uso de texto y gráficas limitadas. Sin embargo, desde que surgió Web 2.0, las webapps están

evolucionando hacia ambientes de cómputo sofisticados que no sólo proveen características

aisladas, funciones de cómputo y contenido para el usuario final, sino que también

están integradas con bases de datos corporativas y aplicaciones de negocios.

Software de inteligencia artificial: hace uso de algoritmos no numéricos para resolver

problemas complejos que no son fáciles de tratar computacionalmente o con el análisis directo.

Las aplicaciones en esta área incluyen robótica, sistemas expertos, reconocimiento

de patrones (imagen y voz), redes neurales artificiales, demostración de teoremas y juegos.

COBRANZA de CUENTAS CORRIENTES (lite)

Gestión de cobranzas para empresas que brindan servicios y/o proveen productos/servicios a otras empresas (B2B)

Nos basamos en la matriz de procesos para empresas

 

 

Muchas experiencias se resumen en este esquema general integrado que se "encarno" con

diferentes implementaciones  en empresas de diversos rubros de la region

 

 

En esta versión "lite" , Los procesos de ventas y compras no están integradas

La información que se generaba en esas actividades    se reflejan a través  de :

    - La registración de comprobantes de venta (facturas/remitos y notas de crédito /devoluciones)

     - Se capturan los eventos con los Bancos en el momento de registrar/generar la cobranza .

     - No se incorporan procesos de control y seguimiento de cheques recibidos NI control y seguimiento       de cuentas en bancos   

-La información con baja frecuencia de actualización y que no es dependiente de los eventos diarios  en esta versión esta manejada desde "Referencias"

     (cobradores ,tipos de comprobantes , datos de bancos , clientes , zonas de clientes , vendedores ,  posiciones iva , numeración interna de comprobantes generados y otros códigos)

ALGUNAS REGLAS INCORPORADAS

-La actividad de ventas genera comprobantes que documentan el evento "una venta"

-De una venta NO se registra información  del detalle (filas de productos o servicios)

-los comprobantes de venta son de 2 tipos:

    (1) venta (factura )  y/o (2) anulación de ventas (nota de crédito)

-las notas de crédito deben afectar una factura

-Los vendedores pueden ser cobradores

-un cobrador no es siempre vendedor

- Los clientes tienen un vendedor asignado (Perro ... una venta puede ser hecha por otro vendedor)

- El vendedor puede ser el que cobra

- La cobranza puede ser generada a partir de comprobantes traídos por u cobrador (registración) o generarse por anticipación (el cobrador lleva  recibo impreso  o pdf del programa)

- Un Recibo de cobro puede ser preparado con anticipación o simplemente registrado en mas de una sesión hasta "completado" . Cuando esta "completado" NO se puede borrar ni modificar. Solo puede Anularse.

-La numeración de un recibo es propuesta a partir del ultimo numero registrado. Pero puede cambiarse por la de un recibo que se este registrando. (si se trata de registración debería empezar a registrarse desde los mas viejos)

-Los comprobantes (facturas/notas de crédito y recibos) se guardan en las cuentas de cada cliente

-De una venta NO se registra información  del detalle (filas de productos o servicios)

- Para  los recibos : se guarda todo ,pero  en la cuenta de un cliente solo se muestra el total de un recibo

Análisis de la Morosidad

         ➤KPI: Dias promedio de Impago  (DSO) Periodo Promedio de Cobro

           ➤KPI: Plazo Promedio de Cobro         

         ➤Antiguedad Promedio de Deuda

         ➤Porcenataje de Deuda Vencida

         ➤Porcentaje de Clientes Gestionados

         ➤Dias de Cuentas por Cobrar

 

Las Cuentas por Cobrar o Cuentas Corrientes

 
 La escuelita del Sr. Spock 

                   

                 Estrategias de ventas, gestión de activos , estrategias financieras

"Para ver una cosa hay que comprenderla. El sillón presupone el cuerpo humano, sus articulaciones y partes; las tijeras, el acto de cortar. ¿Qué decir de una lámpara o de un vehículo? El salvaje no puede percibir la biblia del misionero; el pasajero no ve el mismo cordaje que los hombres de a bordo. Si viéramos realmente el universo, tal vez lo entenderíamos." (El libro de arena, There are more things , J.L. Borges)

Genial ! , este párrafo nos introduce en la cuestión que: un diseño para una actividad o función solo puede ser generado efectivamente, partiendo de requerimientos pertinentes al entorno , contexto ,  escenario fines y metas  del sistema concreto (dominio) en que lo nuestro es una parte y que tiene su semántica y reglas propias

Este texto pretende informar sobre un entorno, contexto, escenario para los que no están especializados en :"Empresas"

Procesos básicos de una empresa que produce o brinda servicios

(no necesariamente en el orden mostrado)

 -Adquiere insumos a sus proveedores

-Convierte insumos en productos

-Vende sus productos (o servicios)

-Cobra lo vendido

-Distribuye lo vendido

 

Hay infinidad de encarnaciones e implementaciones  de estos procesos

Nos interesa lo siguiente:

-para aumentar sus ventas , algunas empresas otorgan un plazo para el cobro de sus ventas

esta facilidad puede ser :

    - (a) Otorgamiento de  plazo diferido para cobrar

    - (b) Otorgamiento de créditos de compra

el  caso (a) da lugar al método de la "cuenta corriente" o cuentas por cobrar

el caso (b) requiere de formalidades y se conforma un apartado especial para su tratamiento

"el crédito" 

(a) y (b) son componentes diferentes en el activo de una empresa.

En las PYME es frecuente (y ventajoso) adoptar la alternativa (a) :Cuentas Corrientes 

- Las cuentas corrientes (o "por cobrar") son derechos de cobro que se espera recibir en efectivo por la venta de un producto o servicio. En otras palabras, son los saldos pendientes que tienes con tus clientes cuando les ofreces términos de pago . Estos plazos los determina el vendedor y son una forma de financiamiento que benefician las relaciones entre empresas.

-Son aquellas que surgen de la venta de productos o servicios a clientes , con la expectativa que se paguen a corto plazo (serian así  : un  activo corriente). se clasifican según el tiempo pasado desde que se emitió la factura

Una tienda de herramientas, por ejemplo, podría vender al público y tener una compañía dedicada a proveer a empresas constructoras.  Llevaria a cabo ventas a crédito a través de cuentas por cobrar. Ésto hace que la compra sea más sencilla para la compañía de construcción, con los empleados autorizados yendo a buscar materiales sin la necesidad de cargar dinero. Al final e la semana, mes o año la compañía de construcción pagará la cantidad total, limpiando su entrada en cuentas por cobrar y volverá a comenzar en el siguiente período.

Los beneficios de las cuentas por cobrar para la tienda de herramientas es que mantienen un cliente regular, ya que la empresa de construcción seguramente evitará cambiar de proveedor una vez que accede a los términos de crédito. La tienda ahora tendrá un flujo regular de ingresos y podrá costear la disponibilidad de un producto sabiendo que ya hay un comprador.

Contar con una buena administración de tus cuentas por cobrar puede ser, incluso, mejor que cerrar más ventas. La razón recae sobre la capacidad que tiene la empresa para generar liquidez, misma que puede ser usada para reinvertir en el  negocio, atraer más clientes o mejorar tu capital de trabajo.

No cobrar los créditos otorgados a los clientes de una manera satisfactoria puede hacer que la empresa caiga en la insolvencia. Es aquí es donde radica la importancia de una buena administración.

La empresa puede adoptar métodos y recursos  que  permitan mejorar esta gestión. Estos van desde categorizar el portafolio de cuentas por cobrar hasta la búsqueda de aliados que  ayuden con esta operación.

CARACTERISTICAS-VENTAJAS-BENEFICIOS

De productos y servicios

La escuelita del Sr. Spock tema:Marketing de productos 

Si tenemos que presentar ante un publico (clientes /prospectos) o simplemente difundir un producto o servicio (recordar que muchas veces se aplica:"el producto soy yo"). Con describir que hace , como lo diseñamos y construimos , que requisitos cumple y cuanta modernidad incorpora para su persistencia .... NO ALCANZA!

La cuestión de : quien es el publico , es otro tema interesante

Revisemos los conceptos clásicos:  

 Característica

¿Qué entendemos por Característica?

Simplemente, una característica es algo que tu producto tiene o es

se refiere a un atributo distintivo del producto o servicio que, a su vez, pueden tener más de una característica. 

 Las características son neutrales, definen lo que es el producto,  pero no informan explícitamente sobre sus ventajas y beneficios.

Los clientes no compran características, compran beneficios. 

Dicho de otro modo, no compran tanto el producto, como lo que éste hace por ellos. 

Ventajas

- Las ventajas de un producto son las características que lo hacen mejor que sus  competidores o productos alternativos.

- Se determinan por comparación frente a otro producto o servicio competidor

- Las ventajas sirven para describir las características y funcionalidades  técnicas de un producto o servicio que lo hacen destacar de la competencia.

 - Son todos los aspectos y características que hacen sobresalir a una marca o producto entre   la competencia, con los que ofrecen más valor y beneficios a los clientes

- Las ventajas explican cómo funcionan las características y lo que aportan.

 Pero todavía siguen siendo genéricas, es decir, no ajustadas al cliente. 

 Son las mismas para cualquier cliente,  independientemente de sus prioridades específicas como comprador.

Beneficios

¿Qué es un beneficio?

-Los beneficios son los resultados que esperaríamos que los usuarios experimenten gracias a tus productos o servicios. 

-Son el principal motivo por el que los clientes a futuro se convierten en clientes.

-Los beneficios se refieren a lo que el producto puede hacer para satisfacer las necesidades del cliente. 

-Describen cómo las características y ventajas pueden satisfacer las necesidades concretas del cliente.

Esto implica que previamente deberemos conocer qué necesidades posee el cliente. 

De esta forma, podemos presentar los beneficios que permiten satisfacerlas.

-Un beneficio es la manera en la que un producto o servicio puede mejorar, agregar valor, o lograr para la vida de un consumidor. 

-Los beneficios responden a la pregunta: "¿Qué hará este producto o servicio por mí?",  y se centran más en los resultados obtenidos con la compra de tus productos o servicios.

Cómo traducir Características a Beneficios

Los beneficios a proponer, ante las necesidades identificadas, deben estar preparados. 

Entonces, y sobre la base de información previa acerca de los clientes, y la experiencia en la labor comercial,

 se confecciona la relación de beneficios. Esto se hace a partir de las características del producto o servicio.

-Primero, elaborar la lista de características.

-A cada característica, asociar al menos una ventaja.

-Finalmente, vincular cada ventaja con un beneficio.

 

Ingenieros en el software . 

Snippets ( formulacion , diseño ,problemas, restricciones)

Es cierto que "nos dieron una pagina en blanco" ?

El ámbito de este análisis es: una empresa productora de algún bien o servicio

Para el que no recorrió la formación académica de la ingeniería , la siguiente afirmación no le parecerá  verdadera : - la idea de que los sistemas de producción pueden reverse , estudiarse y diseñarse no es muy antigua. Surgió alrededor de 1900 con la "gerencia científica " de Frederick Taylor -. (**ver en el blog)

Desde esos años , los sistemas de producción de empresas comenzaron a ser estudiados y se genero una base de conocimiento que sirvió como base para su creación y mejora.

Y antes .... como se hacia?

Cada "maestrito con su librito" y la selección natural se imponían.

El concepto de "diseño" maduro a mediados de los 70's

Y con estas nuevas ideas , los conceptos de sistemas e información fueron incorporados.

 La computadora fue la herramienta que permitió plasmar en números los datos que hicieron posible analizar los sistemas y sobre todo: la información que circula por ellos.

Una empresa en marcha tiene procesos de información , procesos de transformación de materiales (con su propia ciencia) , reglas de decisión y control de operaciones y de resultados, y un gran etc.

Y como ya saben , la información es una composición de mensajes . Algunos mensajes son intocables o han sido incorporados como un KPI

O sea ...

En realidad "la pagina en blanco ...  tiene mucha letra chiquita"

La información que se genera internamente o  se adquiere desde sistemas externos debe ser la adecuada para los fines de la producción. Alguna de ella y algunos procesos "son restricciones" es decir un aspecto del diseño que no lo podemos alterar y no fue pensado por alguien del lado de la informática.

Para "mejorar un sistema" Gerald Nadler propone que se encuentran 3 caminos

1- Investigación

2-operacion y control

3-Diseño

En los tiempos oscuros de la informática , el camino (1) era el standard

Afortunadamente (aunque muchas veces sin saberlo) en tiempos contemporáneos se impone el camino (3). 

si nos piden diseñar un sistema , hay que comenzar "formulando el problema" (**ver en el blog)

Al formular un problema (formular lo que parece una hoja en blanco pero es en realidad una caja negra), uno de las cosas  que estamos obligados a formular es:

     SI hay varios caminos a recorrer para llegar a una situación mejor que la actual .... 

            -¿cuales son de preferencia para esta empresa? , 

            -¿El equipamiento de proceso es un invariante?

           -¿Hay reglas de negocio que se aplican en la industria?

Quizás en este punto descubramos "letra chiquita" que se denomina restricciones.

Una restricción es una característica que debe ser verdadera para cualquier solución

Una restricción puede ser algo normal en la industria (habitualmente impuesta por el método de trabajo y/o sus herramientas) o bien impuesta por una autoridad que debe ser aceptada 

Una idea clásica es : cuando estamos en posición de diseñar , para formular el problema hay que convertir el espacio desconocido del problema , en algo perceptible.

Un paso importante para descubrir que tan en blanco esta la "pagina en blanco" es identificar las restricciones (formalizar la letra chiquita)