GESTION DE COBRANZA a clientes

Gestión de cobranzas para empresas que brindan servicios y/o proveen productos/servicios a otras empresas (B2B)

En esta versión "lite" , Los procesos de ventas y compras no están integradas

La información que se generaba en esas actividades    se reflejan a través  de :

    - La registración de comprobantes de venta (facturas/remitos y notas de crédito /devoluciones)

     - Se capturan los eventos con los Bancos en el momento de registrar/generar la cobranza .

     - No se incorporan procesos de control y seguimiento de cheques recibidos NI control y seguimiento       de cuentas en bancos   

-La información con baja frecuencia de actualización y que no es dependiente de los eventos diarios  en esta versión esta manejada desde "Referencias"

     (cobradores ,tipos de comprobantes , datos de bancos , clientes , zonas de clientes , vendedores ,  posiciones iva , numeración interna de comprobantes generados y otros códigos)

ALGUNAS REGLAS INCORPORADAS

-La actividad de ventas genera comprobantes que documentan el evento "una venta"

-De una venta NO se registra información  del detalle (filas de productos o servicios)

-los comprobantes de venta son de 2 tipos:

    (1) venta (factura )  y/o (2) anulación de ventas (nota de crédito)

-las notas de crédito deben afectar una factura

-Los vendedores pueden ser cobradores

-un cobrador no es siempre vendedor

- Los clientes tienen un vendedor asignado (una venta puede ser hecha por otro vendedor)

- El vendedor puede ser el que cobra

- La cobranza puede ser generada a partir de comprobantes traídos por u cobrador (registración) o generarse por anticipación (el cobrador lleva  recibo impreso  o pdf del programa)

- Un Recibo de cobro puede ser preparado con anticipación o simplemente registrado en mas de una sesión hasta "completado" . Cuando esta "completado" NO se puede borrar ni modificar. Solo puede Anularse.

-La numeración de un recibo es propuesta a partir del ultimo numero registrado. Pero puede cambiarse por la de un recibo que se este registrando. (si se trata de registración debería empezar a registrarse desde los mas viejos)

-Los comprobantes (facturas/notas de crédito y recibos) se guardan en las cuentas de cada cliente

-De una venta NO se registra información  del detalle (filas de productos o servicios)

- Para  los recibos : se guarda todo ,pero  en la cuenta de un cliente solo se muestra el total de un recibo

Análisis de la Morosidad

        KPI: Periodo Promedio de Cobro (DSO)

        Antiguedad Promedio de Deuda

        Porcenataje de Deuda Vencida

       Porcentaje de Clientes Gestionados

        Dias de Cuentas por Cobrar

 

Las Cuentas por Cobrar o Cuentas Corrientes

 
 La escuelita del Sr. Spock 

                   

                 Estrategias de ventas, gestión de activos , estrategias financieras

"Para ver una cosa hay que comprenderla. El sillón presupone el cuerpo humano, sus articulaciones y partes; las tijeras, el acto de cortar. ¿Qué decir de una lámpara o de un vehículo? El salvaje no puede percibir la biblia del misionero; el pasajero no ve el mismo cordaje que los hombres de a bordo. Si viéramos realmente el universo, tal vez lo entenderíamos." (El libro de arena, There are more things , J.L. Borges)

Genial ! , este párrafo nos introduce en la cuestión que: un diseño para una actividad o función solo puede ser generado efectivamente, partiendo de requerimientos pertinentes al entorno , contexto ,  escenario fines y metas  del sistema concreto (dominio) en que lo nuestro es una parte y que tiene su semántica y reglas propias

Este texto pretende informar sobre un entorno, contexto, escenario para los que no están especializados en :"Empresas"

Procesos básicos de una empresa que produce o brinda servicios

(no necesariamente en el orden mostrado)

 -Adquiere insumos a sus proveedores

-Convierte insumos en productos

-Vende sus productos (o servicios)

-Cobra lo vendido

-Distribuye lo vendido

 

Hay infinidad de encarnaciones e implementaciones  de estos procesos

Nos interesa lo siguiente:

-para aumentar sus ventas , algunas empresas otorgan un plazo para el cobro de sus ventas

esta facilidad puede ser :

    - (a) Otorgamiento de  plazo diferido para cobrar

    - (b) Otorgamiento de créditos de compra

el  caso (a) da lugar al método de la "cuenta corriente" o cuentas por cobrar

el caso (b) requiere de formalidades y se conforma un apartado especial para su tratamiento

"el crédito" 

(a) y (b) son componentes diferentes en el activo de una empresa.

En las PYME es frecuente (y ventajoso) adoptar la alternativa (a) :Cuentas Corrientes 

Las cuentas por cobrar son derechos de cobro que se espera recibir en efectivo por la venta de un producto o servicio. En otras palabras, son los saldos pendientes que tienes con tus clientes cuando les ofreces términos de pago . Estos plazos los determina el vendedor y son una forma de financiamiento que benefician las relaciones entre empresas.

Una tienda de herramientas, por ejemplo, podría vender al público y tener una compañía dedicada a proveer a empresas constructoras.  Llevaria a cabo ventas a crédito a través de cuentas por cobrar. Ésto hace que la compra sea más sencilla para la compañía de construcción, con los empleados autorizados yendo a buscar materiales sin la necesidad de cargar dinero. Al final e la semana, mes o año la compañía de construcción pagará la cantidad total, limpiando su entrada en cuentas por cobrar y volverá a comenzar en el siguiente período.

Los beneficios de las cuentas por cobrar para la tienda de herramientas es que mantienen un cliente regular, ya que la empresa de construcción seguramente evitará cambiar de proveedor una vez que accede a los términos de crédito. La tienda ahora tendrá un flujo regular de ingresos y podrá costear la disponibilidad de un producto sabiendo que ya hay un comprador.

Contar con una buena administración de tus cuentas por cobrar puede ser, incluso, mejor que cerrar más ventas. La razón recae sobre la capacidad que tiene la empresa para generar liquidez, misma que puede ser usada para reinvertir en el  negocio, atraer más clientes o mejorar tu capital de trabajo.

No cobrar los créditos otorgados a los clientes de una manera satisfactoria puede hacer que la empresa caiga en la insolvencia. Es aquí es donde radica la importancia de una buena administración.

La empresa puede adoptar métodos y recursos  que  permitan mejorar esta gestión. Estos van desde categorizar el portafolio de cuentas por cobrar hasta la búsqueda de aliados que  ayuden con esta operación.