Indicadores para el control operativo de una empresa de transporte y logistica

 

Indicadores para el control operativo de una empresa de transporte y logistica

"SIN MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR" 

INDICADORES:

Son datos que muestran el ESTADO de una actividad.

Un dato para conocer o valorar las características e intensidad de un hecho

La formulación de un indicador debe estar asociada al seguimiento de un objetivo, esto con la finalidad de que el indicador permita conocer el éxito o el fracaso del objetivo , su avance o retraso y señale las causas que permiten o impiden lograr el objetivo, para identificar acciones que permitan corregirla

QUE ESPERAR DE UN SISTEMA DE INDICADORES?

.- que se conviertan en un sistema de alerta temprana

.-que determinen la tendencia y la causa del comportamiento

.-que facilite la toma de decisiones

Los indicadores se visualizan en DASHBORARDS (TABLEROS) y también en reportes para análisis de especialistas en la información relevante.

NO SE CONSIDERAN EN ESTE PUNTO LOS INDICADORES ECONOMICOS-FINANCIEROS

KPI  (key perfomance indicator) es un indicador clave

Es mas relevante que otros indicadores   y esta relacionado con lo que se hac para orientarse hacia un objetivo especifico

Los KPI se organizan en SCORECARD O CUADRO DE MANDO

Los kpi son:

            .- específicos

            .- medibles

            .- alcanzables

            .-relevantes

            .- temporales (se pueden seguir a través del tiempo)

Se utilizan para monitorear la estrategia , necesita que se diferencie el ejecutor del administrador.

Su revisión periódica es la única forma de mejorar los resultados

Pueden tener significado (alcance) únicamente para la estructura que lo genera y controla. Ej indicadores de proyectos de soft desarrollo agile

METRICAS: (m)

            Cualquier cosa que se pueda medir, las métricas útiles son mediciones ya establecidas en una industria , su significado es conocido (ej:temperatura)

Para que sean de utilidad se necesita conocer el instrumento de medición y el sistema (ej termómetros en un sistema de refrigeración de viviendas ,  termómetros en un motor de potencia)

 

SCORECARD O CUADRO DE MANDO

Es una herramienta de control mensual  para la gestión ,la característica esencial de este instrumento es realizar control por excepción  a través de áreas seleccionadas

Para establecer la excepción hay que establecer metas cuantificables con las mismas unidades que los indicadores (pueden ser estándar de la industria , presupuesto , estándar de la empresa, etc)

LOS KPI SE ELABORAN EN BASE A METRICAS

 

El proceso de la gerencia

1-Determinar objetivos

2-Organizar los recursos

3-Planificar la acción

4-Dirigir la acción

5-Controlar los resultados

 

Clasificación de indicadores para la gestión operativa

Los indicadores serán implementados para la fase 5

Efectividad: se consiguen los resultados? (metas)

Eficacia:         a que costo se consiguió?  (minimo costo posible)

Eficiencia        como se aprovecho la capacidad del equipamiento? (productividad)

 

 

Un tablero de  indicadores debe reflejar la gestión de:

- los recursos de la empresa  (i1 )

            -adquisición ( i1.1)

-productos (i2)

            -proceso de producción del servicio/producto (i2.1)

            -ventas del producto (i2.2)

-proveedores (i3)

            -proceso de suministro de insumos de producción (i3.1)

-consumidores ( i4)

Una empresa de transporte de cargas y logistica 

Tiene recolecion de carga y depositos en Bs.As. , Rosario y Salta

Geeralmente sus clientes (mayoritariamente empresas) contrata servicios para traer carga desde Bs.As y Rosario hacia Salta

EQUIPAMIENTO

            transporte

                        camiones propios

                        camiones terceros

            distribución

                        camiones propios

                        terceros

            manipulación de carga

                        auto elevador

            monitoreo y control de carga

                        radio?

                        gps?

            Administración

                        servidores

                        terminales

                       

INSTALACIONES

            depósitos

            galpones de carga/descarga

            oficinas

           

 

PERSONAL

            choferes

            carga/descarga

            administrativos

 

insumos del equipamiento

insumos de instalaciones

insumos del personal

 

sistema operativo    Métodos de trabajo

sistema de dirección

 

 

 

Sistema de operativo o de producción:

-Recepción de carga en origen de remitentes

-almacenamiento en origen

-viaje a depósitos destino

-recepción  en deposito destino

-almacenamiento en deposito destino

-reparto a domicilio destino de cliente

 Esquema de indicadores propuesto

(indicar propósito , métrica , fuente de datos , freuencia)

 

- Clientes activos

            Propósito: clientes que generan la actividad de la empresa

            Métrica: cantidad de clientes con operaciones en los últimos 12 meses

            Fuente: base de datos de clientes , base de datos de remitos

            Formula: conteo de cantidad de clientes activos

            Frecuencia: mensual

            Valores de referencia: todos los clientes registrados

- Clientes nuevos (entre fechas) ( i4)

            Proposito:capacidad de la empresa de incorporar nuevos clientes

            Métrica :cantidad de clientes con fecha de alta en periodo indicado

            Formula:conteo de clientes nuevos

            Fuente: base de datos de clientes

            Frecuencia:mensual

            Valores de Referencia: métrica ultimo 12 meses , promeido mensual  ultimos 12 meses

            wCliente nuevos en mes/clientes nuevos en un año

            wClientes nuevos en un mes /total de clientes

 

-PROMEDIO DE REMITOS POR CLIENTE  (i4)

            Proposito:

            Metrica: cantidad de remitos recibidos en un mes

Formula: cantidad de remitos recibidos en un mes  / cantidad de clientes activos en los últimos 12 meses

            Fuente: : base de datos de clientes , base de datos de remitos

Valores de referencia: cantidad de remitos recibidos últimos 12 meses / cantidad de clientes activos en los últimos 12 meses

           

           

 

-REMITOS POR VIAJE (i2.1)

           

-FLETE POR VIAJE (i2.1)

-SEGURO POR VIAJE (i2.1)

-VIAJES POR Año (i2.1)

-RECLAMOS POR AÑO (i2.1)

-CANTIDAD DE VIAJES DE UN CAMION ENTRE FECHAS  (i2.1)

Propósito: operaciones que generan los ingresos  de la empresa

            Métrica: cantidad de hojas de ruta / planillas entre fechas

            Formula:conteo de cantidad de  hojas de ruta / planillas entre fechas

            Fuente: base de datos de hojas de ruta , base de datos de remitos

            Frecuencia: mensual

Valores de referencia: promedio de viajes mensula de los últimos 12 meses (mensual y gral)

 

-TIEMPO DE ENTREGA PROMEDIO DE REMITOS (i2.1)

Propósito: control del tiempo transcurrido hasta completar el ciclo de la carga

            Métrica: días desde registracion  de remito hasta entrega conformada

Formula: para todos los remitos de un periodo de tiempo (suma de sus tiempos de entrega)/cantidad de remitos

Fuente: base de datos de hojas de ruta , base de datos de remitos , base de datos de reparto

            Frecuencia: mensual

Valores de referencia:tiempo de entrega promedio en los últimos 12 meses (mensual y gral)

-ROTURAS? (i2.1)

- Consumo de combustible. (m)

- Costo total (m)

- Tiempo de viaje (m).

- Distancia entre destinos (m)

- Gastos operacionales de los vehículos. (m)

- Cumplimiento en el tiempo de entrega. (i2.1)

- Mantenimientos realizados. (i1 )

- Edad Promedio de los Vehículos – EPV (i1 )

- ENTREGAS RECIBIDAS CONFORMES (i2.1)

Propósito: control de cumplimeinto

            Métrica: cantidad de remitos recibidos conformes

Formula: REMITOS RECIBIDOS CONFORMES/TOTAL DE REMITOS REPARTidos          

Fuente: base de datos de reparto , base de datos de remitos

            Frecuencia: mensual

            Valores de referencia:últimos 12 meses del indicador, mensual y gral

- INDICADOR : COSTO DE TRANSPORTE VS. VENTA (i2.1)

(COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE / VENTAS TOTALES) *100

- INDICADOR : COSTO POR TRANSPORTISTA O COSTO OPERATIVO POR

CONDUCTOR (i1 )

COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE /NUMERO DE CONDUCTORES

- INDICADOR : COMPARATIVO COSTO DE TRANSPORTE (i2.1)

COSTO DE TRANSPORTE PROPIO POR UNIDAD/ COSTO DE TRANSPORTE CONTRATADO POR UNIDAD

 

- INDICADOR : ENTREGAS CONFORMES Ó PERFECTAS (i2.1)

DESCRIPCION : Cantidad de órdenes que se atienden perfectamente por una

compañía y se considera que una orden es atendida de forma perfecta cuando

cumple con las siguientes características:

a) La entrega es completa, todos los artículos se entregan en las cantidades

solicitadas.

b) La fecha de la entrega es la estipulada por el cliente.

c) La documentación que acompaña la entrega es completa y exacta.

d) Los artículos se encuentran en perfectas condiciones físicas.

e) La presentación y equipo de transporte utilizado es el adecuado en la

entrega al cliente

Los programadores hacen programas
Los ingenieros hacen artefactos de software

Que es un programa y para que invertir en hacerlos? ...

Coleccion de conceptos clasicos imprescindibles

➽Para que hacer programas?. Es la pregunta clasica de un ingeniero
 Un programa se crea para  ser la solución o  parte de la solución de un problema que requiere datos y transformaciones.

➽Un programa representa un plan , desde la entrada a la salida , para la solución automática de un problema , es un medio para conseguir un fin; es un proceso a ser realizado sobre datos
una secuencia de acciones sobre  datos,  generando cambios de estados en ellos, para un fin bien definido


➽J.D. warnier
Un programa debe ser facil de modificar y confiable. Pero ante todo, debe ser util para el ususario final. Por esta razon , los datos de salida deben ser definidos por los usuarios finales y no por el espeialista en procesamiento de datos. Cuado los requerimientos del usuario final estan definidos , pude diseñarse el conjunto logico de datos para el sistema poniendo atencion en la estructura de datos  y la mejor organizacion de los archivos fisicos y de la base de datos.

➽Albert C. Gardner
que es un programa? ... es un medio para conseguir un fin
Objetivo del diseño de programas:
excluyente: producir un programa "correcto", por ejemplo, uno que , dada cualquier combinacion de datos de  entrada aceptable , siempre llegue al final del proceso y produzca los resultados previstos.
Subsidiariamente:
1-el programa debe ser fácil de mantener , es decir fácil de corregir por cualquier razón
2- que el programa pueda desarrollarse rápidamente
3- que le programa sea eficiente en el empleo de los recursos de maquina


➽fácil de mantener , significa fácil de cambiar.
Cambiar porque el programa es erroneo (en ciertas circunstancias no produce la salida correcta)
cambiar porque han variado los requerimientos
1- cuantos menos lugares o puntos del programa sea necesario cambiar , con mas rapidez se localizaran y sera menor el riesgo de errores.
2-cuanto mayor sea la correspondencia : puntos a alterar con circunstancias especificadas ( o sea que los bloques del programa a cambiar sean pertinentes únicamente al cambio requerido)
La facilidad  de mantenimiento se obtiene por lo tanto;
1- conservando la menor cantidad de subdivisiones en el programa
2- conservando bloques distintos  de instrucciones en el programa para cada clase diferente de datos
Eficiencia

Las instrucciones a aplicarse a un elemento o parte de datos son de dos tipo
1-las que determinan que conjunto de acciones se requieren para cada elemento
2-las  que realizan las acciones

las de tipo (1) son las que deben analizarse
una idea de eficiencia podrá tenerse contando la cantidad de secuencias y cantidad de evaluaciones que necesita cada una de ellas

➽Langefors
La informacion se necesta para iniciar y controlar los acontecimientos operativos.
Hemos encontrado los flujos minimos (operaciones) que debn ser mantenidos operativamente y notamos que en a practica los flujos son realente una serie de acontecimientos operativos.
Ahora es facil comprender que cada acontecimiento de estos flujos deben ser activado y guiado por mensajes apropiados, a los que llamamos informacion operativa o informacion de rutina.

si se usan relaciones (de precedencia) estructuras de datos y algoritmos comprendemos que los datos tienen un significado

➽Un programa representa un plan , desde la entrada a la salida , para la solucion automatica de un problema que incluye la transcripcion de los datos, codificacion , absorcion del resultado o rutinas alternativas
➽Un programa es la especificación de un proceso a ser realizado con los datos

el resultado del análisis de información para un problema o un sistema es la documentacion de las clases de información requeridas. estas están relacionadas entre si mediante relaciones de precedencia. Por lo tanto , un análisis de la informacion define el agrupamiento de precedentes de cada informacion que debe ser producida
las entradas y salidas del programa surgen del agrupamiento de precedentes. mas aun debe especificarse cuales de los precedentes activan el proceso
➽Se desea poder decir que debe ser hecho por el proceso y dejar a la decisión del diseñador del programa la decisión de los pasos de los procesos individuales que deben ser realizados por el computador

La sola existencia de los precedentes no necesariamente inicia su proceso , hay que describir la informacion de control requerida para su ejecucion
relaciones de precedencia + estructura de datos + algoritmos= sistemas

➽Niklaus wirth
la esencia del poder y de la amplia aplicación de la computadora reside en su capacidad de ejecutar secuencias extremadamente largas de instrucciones que contienen una combinación casi infinita de acciones elementales. La acción de integrar secuencias de instrucciones en "recetas" que representan ciertas clases de procesos de  calculo se llama programación

La noción mas importante es la de acción en este contexto suponemos que una acción es de duración finita , y que persigue algún efecto bien definido. Toda acción requiere la existencia de algun objeto sobre el cual se ejecuta y podemos reconocer el efecto de a acción a través de los cambios de estado que sobre el se operen.
Cada acción debe poder describirse en términos de algún lenguaje o sistema de formulas; su descripción se llamara enunciado.
Si la acción puede descomponerse en partes la llamaremos proceso o calculo. El proceso sera secuencial si estas partes se siguen estrictamente unas a otras en el tiempo, y nunca se ejecutan dos simultáneamente. De la misma forma un enunciado que describe un proceso puede subdividirse en partes; en ese caso se lo llama programa.
Un programa , entonces , consta de un conjunto de enunciados cuyo orden textual no suele ser en gral identico al ordenamiento en el tiempo de las acciones correspondientes
Todo programa describe una sucesion de transformaciones sobre el conjunto de sus variables.
Si el mismo programa se ejecuta dos veces con valores iniciales (x,y) diferentes , seria un error afirmar que los dos procesos son iguales. sin embargo ambos exhiben el mismo comportamiento.
Ls descripción de ese comportamiento sin hacer referencia a un procesador en particular se llama usualmente algoritmo.
Algoritmo + Estructua de datos=Programas