Indicadores para el control operativo de una empresa de transporte y logistica
"SIN MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR"
INDICADORES:
Son datos que
muestran el ESTADO de una actividad.
Un dato para
conocer o valorar las características e intensidad de un hecho
La
formulación de un indicador debe estar asociada al seguimiento de un objetivo,
esto con la finalidad de que el indicador permita conocer el éxito o el fracaso
del objetivo , su avance o retraso y señale las causas que permiten o impiden
lograr el objetivo, para identificar acciones que permitan corregirla
QUE ESPERAR
DE UN SISTEMA DE INDICADORES?
.- que se
conviertan en un sistema de alerta temprana
.-que
determinen la tendencia y la causa del comportamiento
.-que
facilite la toma de decisiones
Los
indicadores se visualizan en DASHBORARDS (TABLEROS) y también en
reportes para análisis de especialistas en la información relevante.
NO SE
CONSIDERAN EN ESTE PUNTO LOS INDICADORES ECONOMICOS-FINANCIEROS
KPI
(key perfomance indicator)
es un indicador clave
Es mas
relevante que otros indicadores y esta
relacionado con lo que se hac para orientarse hacia un objetivo especifico
Los KPI se
organizan en SCORECARD O CUADRO DE MANDO
Los kpi son:
.- específicos
.- medibles
.- alcanzables
.-relevantes
.- temporales (se pueden seguir a través
del tiempo)
Se utilizan
para monitorear la estrategia , necesita que se diferencie el ejecutor del
administrador.
Su revisión periódica
es la única forma de mejorar los resultados
Pueden tener significado
(alcance) únicamente para la estructura que lo genera y controla. Ej
indicadores de proyectos de soft desarrollo agile
METRICAS: (m)
Cualquier cosa que se pueda medir,
las métricas útiles son mediciones ya establecidas en una industria , su
significado es conocido (ej:temperatura)
Para que sean
de utilidad se necesita conocer el instrumento de medición y el sistema (ej
termómetros en un sistema de refrigeración de viviendas , termómetros en un motor de potencia)
SCORECARD O CUADRO DE MANDO
Es una
herramienta de control mensual para la
gestión ,la característica esencial de este instrumento es realizar control por
excepción a través de áreas
seleccionadas
Para
establecer la excepción hay que establecer metas cuantificables con las mismas
unidades que los indicadores (pueden ser estándar de la industria , presupuesto
, estándar de la empresa, etc)
LOS KPI SE ELABORAN EN BASE A METRICAS
El proceso
de la gerencia
1-Determinar
objetivos
2-Organizar
los recursos
3-Planificar
la acción
4-Dirigir la
acción
5-Controlar
los resultados
Clasificación
de indicadores para la gestión operativa
Los
indicadores serán implementados para la fase 5
Efectividad:
se consiguen los resultados? (metas)
Eficacia: a que costo se consiguió? (minimo costo posible)
Eficiencia como se aprovecho la capacidad del
equipamiento? (productividad)
Un tablero de indicadores debe reflejar la gestión de:
- los recursos de la empresa (i1 )
-adquisición
( i1.1)
-productos (i2)
-proceso
de producción del servicio/producto (i2.1)
-ventas
del producto (i2.2)
-proveedores (i3)
-proceso
de suministro de insumos de producción (i3.1)
-consumidores ( i4)
Una empresa de transporte de cargas y logistica
Tiene recolecion de carga y depositos en Bs.As. , Rosario y Salta
Geeralmente sus clientes (mayoritariamente empresas) contrata servicios para traer carga desde Bs.As y Rosario hacia Salta
EQUIPAMIENTO
transporte
camiones propios
camiones terceros
distribución
camiones propios
terceros
manipulación de carga
auto elevador
monitoreo y control de carga
radio?
gps?
Administración
servidores
terminales
INSTALACIONES
depósitos
galpones de carga/descarga
oficinas
PERSONAL
choferes
carga/descarga
administrativos
insumos del equipamiento
insumos de instalaciones
insumos del personal
sistema operativo
Métodos de trabajo
sistema de dirección
Sistema de operativo o de producción:
-Recepción de
carga en origen de remitentes
-almacenamiento
en origen
-viaje a depósitos
destino
-recepción en deposito destino
-almacenamiento
en deposito destino
-reparto a
domicilio destino de cliente
(indicar
propósito , métrica , fuente de datos , freuencia)
-
Clientes activos
Propósito: clientes que generan la
actividad de la empresa
Métrica: cantidad de clientes con
operaciones en los últimos 12 meses
Fuente: base de datos de clientes ,
base de datos de remitos
Formula: conteo de cantidad de
clientes activos
Frecuencia: mensual
Valores de referencia: todos los
clientes registrados
-
Clientes nuevos (entre fechas) ( i4)
Proposito:capacidad de la empresa de
incorporar nuevos clientes
Métrica :cantidad de clientes con
fecha de alta en periodo indicado
Formula:conteo de clientes nuevos
Fuente: base de datos de clientes
Frecuencia:mensual
Valores de Referencia: métrica
ultimo 12 meses , promeido mensual
ultimos 12 meses
wCliente nuevos en
mes/clientes nuevos en un año
wClientes nuevos en un
mes /total de clientes
-PROMEDIO DE REMITOS POR CLIENTE (i4)
Proposito:
Metrica:
cantidad de remitos recibidos en un mes
Formula: cantidad de remitos
recibidos en un mes / cantidad de
clientes activos en los últimos 12 meses
Fuente: :
base de datos de clientes , base de datos de remitos
Valores de referencia:
cantidad de remitos recibidos últimos 12 meses / cantidad de clientes activos
en los últimos 12 meses
-REMITOS POR VIAJE (i2.1)
-FLETE POR VIAJE (i2.1)
-SEGURO POR VIAJE (i2.1)
-VIAJES POR Año (i2.1)
-RECLAMOS POR AÑO (i2.1)
-CANTIDAD DE VIAJES DE UN CAMION ENTRE FECHAS (i2.1)
Propósito: operaciones que generan
los ingresos de la empresa
Métrica:
cantidad de hojas de ruta / planillas entre fechas
Formula:conteo
de cantidad de hojas de ruta / planillas
entre fechas
Fuente:
base de datos de hojas de ruta , base de datos de remitos
Frecuencia:
mensual
Valores
de referencia: promedio de viajes mensula de los últimos 12 meses (mensual y
gral)
-TIEMPO DE ENTREGA PROMEDIO DE REMITOS (i2.1)
Propósito: control del tiempo transcurrido hasta completar
el ciclo de la carga
Métrica:
días desde registracion de remito hasta
entrega conformada
Formula: para todos los remitos de un periodo de tiempo
(suma de sus tiempos de entrega)/cantidad de remitos
Fuente: base de datos de hojas de ruta , base de datos de
remitos , base de datos de reparto
Frecuencia:
mensual
Valores
de referencia:tiempo de entrega promedio en los últimos 12 meses (mensual y
gral)
-ROTURAS? (i2.1)
- Consumo de combustible. (m)
- Costo total (m)
- Tiempo de viaje (m).
- Distancia entre destinos (m)
- Gastos operacionales de los vehículos. (m)
- Cumplimiento en el tiempo de entrega. (i2.1)
- Mantenimientos realizados. (i1 )
- Edad Promedio de los Vehículos – EPV (i1 )
- ENTREGAS
RECIBIDAS CONFORMES (i2.1)
Propósito: control de cumplimeinto
Métrica:
cantidad de remitos recibidos conformes
Formula: REMITOS RECIBIDOS CONFORMES/TOTAL DE
REMITOS REPARTidos
Fuente: base de datos de reparto ,
base de datos de remitos
Frecuencia:
mensual
Valores de referencia:últimos 12
meses del indicador, mensual y gral
- INDICADOR : COSTO DE TRANSPORTE VS. VENTA (i2.1)
(COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE / VENTAS
TOTALES) *100
- INDICADOR : COSTO POR TRANSPORTISTA O COSTO OPERATIVO POR
CONDUCTOR (i1 )
COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE /NUMERO
DE CONDUCTORES
- INDICADOR : COMPARATIVO COSTO DE TRANSPORTE (i2.1)
COSTO DE TRANSPORTE PROPIO POR
UNIDAD/ COSTO DE TRANSPORTE CONTRATADO POR UNIDAD
- INDICADOR : ENTREGAS CONFORMES Ó PERFECTAS (i2.1)
DESCRIPCION : Cantidad de órdenes que se atienden
perfectamente por una
compañía y se considera que una orden es atendida de forma
perfecta cuando
cumple con las siguientes características:
a) La entrega es completa, todos los artículos se entregan
en las cantidades
solicitadas.
b) La fecha de la entrega es la estipulada por el cliente.
c) La documentación que acompaña la entrega es completa y
exacta.
d) Los artículos se encuentran en perfectas condiciones
físicas.
e) La presentación y equipo de transporte utilizado es el
adecuado en la
entrega al cliente
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