Indicadores para el control operativo de una empresa de transporte y logistica

 

Indicadores para el control operativo de una empresa de transporte y logistica

"SIN MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR" 

INDICADORES:

Son datos que muestran el ESTADO de una actividad.

Un dato para conocer o valorar las características e intensidad de un hecho

La formulación de un indicador debe estar asociada al seguimiento de un objetivo, esto con la finalidad de que el indicador permita conocer el éxito o el fracaso del objetivo , su avance o retraso y señale las causas que permiten o impiden lograr el objetivo, para identificar acciones que permitan corregirla

QUE ESPERAR DE UN SISTEMA DE INDICADORES?

.- que se conviertan en un sistema de alerta temprana

.-que determinen la tendencia y la causa del comportamiento

.-que facilite la toma de decisiones

Los indicadores se visualizan en DASHBORARDS (TABLEROS) y también en reportes para análisis de especialistas en la información relevante.

NO SE CONSIDERAN EN ESTE PUNTO LOS INDICADORES ECONOMICOS-FINANCIEROS

KPI  (key perfomance indicator) es un indicador clave

Es mas relevante que otros indicadores   y esta relacionado con lo que se hac para orientarse hacia un objetivo especifico

Los KPI se organizan en SCORECARD O CUADRO DE MANDO

Los kpi son:

            .- específicos

            .- medibles

            .- alcanzables

            .-relevantes

            .- temporales (se pueden seguir a través del tiempo)

Se utilizan para monitorear la estrategia , necesita que se diferencie el ejecutor del administrador.

Su revisión periódica es la única forma de mejorar los resultados

Pueden tener significado (alcance) únicamente para la estructura que lo genera y controla. Ej indicadores de proyectos de soft desarrollo agile

METRICAS: (m)

            Cualquier cosa que se pueda medir, las métricas útiles son mediciones ya establecidas en una industria , su significado es conocido (ej:temperatura)

Para que sean de utilidad se necesita conocer el instrumento de medición y el sistema (ej termómetros en un sistema de refrigeración de viviendas ,  termómetros en un motor de potencia)

 

SCORECARD O CUADRO DE MANDO

Es una herramienta de control mensual  para la gestión ,la característica esencial de este instrumento es realizar control por excepción  a través de áreas seleccionadas

Para establecer la excepción hay que establecer metas cuantificables con las mismas unidades que los indicadores (pueden ser estándar de la industria , presupuesto , estándar de la empresa, etc)

LOS KPI SE ELABORAN EN BASE A METRICAS

 

El proceso de la gerencia

1-Determinar objetivos

2-Organizar los recursos

3-Planificar la acción

4-Dirigir la acción

5-Controlar los resultados

 

Clasificación de indicadores para la gestión operativa

Los indicadores serán implementados para la fase 5

Efectividad: se consiguen los resultados? (metas)

Eficacia:         a que costo se consiguió?  (minimo costo posible)

Eficiencia        como se aprovecho la capacidad del equipamiento? (productividad)

 

 

Un tablero de  indicadores debe reflejar la gestión de:

- los recursos de la empresa  (i1 )

            -adquisición ( i1.1)

-productos (i2)

            -proceso de producción del servicio/producto (i2.1)

            -ventas del producto (i2.2)

-proveedores (i3)

            -proceso de suministro de insumos de producción (i3.1)

-consumidores ( i4)

Una empresa de transporte de cargas y logistica 

Tiene recolecion de carga y depositos en Bs.As. , Rosario y Salta

Geeralmente sus clientes (mayoritariamente empresas) contrata servicios para traer carga desde Bs.As y Rosario hacia Salta

EQUIPAMIENTO

            transporte

                        camiones propios

                        camiones terceros

            distribución

                        camiones propios

                        terceros

            manipulación de carga

                        auto elevador

            monitoreo y control de carga

                        radio?

                        gps?

            Administración

                        servidores

                        terminales

                       

INSTALACIONES

            depósitos

            galpones de carga/descarga

            oficinas

           

 

PERSONAL

            choferes

            carga/descarga

            administrativos

 

insumos del equipamiento

insumos de instalaciones

insumos del personal

 

sistema operativo    Métodos de trabajo

sistema de dirección

 

 

 

Sistema de operativo o de producción:

-Recepción de carga en origen de remitentes

-almacenamiento en origen

-viaje a depósitos destino

-recepción  en deposito destino

-almacenamiento en deposito destino

-reparto a domicilio destino de cliente

 Esquema de indicadores propuesto

(indicar propósito , métrica , fuente de datos , freuencia)

 

- Clientes activos

            Propósito: clientes que generan la actividad de la empresa

            Métrica: cantidad de clientes con operaciones en los últimos 12 meses

            Fuente: base de datos de clientes , base de datos de remitos

            Formula: conteo de cantidad de clientes activos

            Frecuencia: mensual

            Valores de referencia: todos los clientes registrados

- Clientes nuevos (entre fechas) ( i4)

            Proposito:capacidad de la empresa de incorporar nuevos clientes

            Métrica :cantidad de clientes con fecha de alta en periodo indicado

            Formula:conteo de clientes nuevos

            Fuente: base de datos de clientes

            Frecuencia:mensual

            Valores de Referencia: métrica ultimo 12 meses , promeido mensual  ultimos 12 meses

            wCliente nuevos en mes/clientes nuevos en un año

            wClientes nuevos en un mes /total de clientes

 

-PROMEDIO DE REMITOS POR CLIENTE  (i4)

            Proposito:

            Metrica: cantidad de remitos recibidos en un mes

Formula: cantidad de remitos recibidos en un mes  / cantidad de clientes activos en los últimos 12 meses

            Fuente: : base de datos de clientes , base de datos de remitos

Valores de referencia: cantidad de remitos recibidos últimos 12 meses / cantidad de clientes activos en los últimos 12 meses

           

           

 

-REMITOS POR VIAJE (i2.1)

           

-FLETE POR VIAJE (i2.1)

-SEGURO POR VIAJE (i2.1)

-VIAJES POR Año (i2.1)

-RECLAMOS POR AÑO (i2.1)

-CANTIDAD DE VIAJES DE UN CAMION ENTRE FECHAS  (i2.1)

Propósito: operaciones que generan los ingresos  de la empresa

            Métrica: cantidad de hojas de ruta / planillas entre fechas

            Formula:conteo de cantidad de  hojas de ruta / planillas entre fechas

            Fuente: base de datos de hojas de ruta , base de datos de remitos

            Frecuencia: mensual

Valores de referencia: promedio de viajes mensula de los últimos 12 meses (mensual y gral)

 

-TIEMPO DE ENTREGA PROMEDIO DE REMITOS (i2.1)

Propósito: control del tiempo transcurrido hasta completar el ciclo de la carga

            Métrica: días desde registracion  de remito hasta entrega conformada

Formula: para todos los remitos de un periodo de tiempo (suma de sus tiempos de entrega)/cantidad de remitos

Fuente: base de datos de hojas de ruta , base de datos de remitos , base de datos de reparto

            Frecuencia: mensual

Valores de referencia:tiempo de entrega promedio en los últimos 12 meses (mensual y gral)

-ROTURAS? (i2.1)

- Consumo de combustible. (m)

- Costo total (m)

- Tiempo de viaje (m).

- Distancia entre destinos (m)

- Gastos operacionales de los vehículos. (m)

- Cumplimiento en el tiempo de entrega. (i2.1)

- Mantenimientos realizados. (i1 )

- Edad Promedio de los Vehículos – EPV (i1 )

- ENTREGAS RECIBIDAS CONFORMES (i2.1)

Propósito: control de cumplimeinto

            Métrica: cantidad de remitos recibidos conformes

Formula: REMITOS RECIBIDOS CONFORMES/TOTAL DE REMITOS REPARTidos          

Fuente: base de datos de reparto , base de datos de remitos

            Frecuencia: mensual

            Valores de referencia:últimos 12 meses del indicador, mensual y gral

- INDICADOR : COSTO DE TRANSPORTE VS. VENTA (i2.1)

(COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE / VENTAS TOTALES) *100

- INDICADOR : COSTO POR TRANSPORTISTA O COSTO OPERATIVO POR

CONDUCTOR (i1 )

COSTO TOTAL DEL TRANSPORTE /NUMERO DE CONDUCTORES

- INDICADOR : COMPARATIVO COSTO DE TRANSPORTE (i2.1)

COSTO DE TRANSPORTE PROPIO POR UNIDAD/ COSTO DE TRANSPORTE CONTRATADO POR UNIDAD

 

- INDICADOR : ENTREGAS CONFORMES Ó PERFECTAS (i2.1)

DESCRIPCION : Cantidad de órdenes que se atienden perfectamente por una

compañía y se considera que una orden es atendida de forma perfecta cuando

cumple con las siguientes características:

a) La entrega es completa, todos los artículos se entregan en las cantidades

solicitadas.

b) La fecha de la entrega es la estipulada por el cliente.

c) La documentación que acompaña la entrega es completa y exacta.

d) Los artículos se encuentran en perfectas condiciones físicas.

e) La presentación y equipo de transporte utilizado es el adecuado en la

entrega al cliente

Los programadores hacen programas
Los ingenieros hacen artefactos de software

Que es un programa y para que invertir en hacerlos? ...

Coleccion de conceptos clasicos imprescindibles

➽Para que hacer programas?. Es la pregunta clasica de un ingeniero
 Un programa se crea para  ser la solución o  parte de la solución de un problema que requiere datos y transformaciones.

➽Un programa representa un plan , desde la entrada a la salida , para la solución automática de un problema , es un medio para conseguir un fin; es un proceso a ser realizado sobre datos
una secuencia de acciones sobre  datos,  generando cambios de estados en ellos, para un fin bien definido


➽J.D. warnier
Un programa debe ser facil de modificar y confiable. Pero ante todo, debe ser util para el ususario final. Por esta razon , los datos de salida deben ser definidos por los usuarios finales y no por el espeialista en procesamiento de datos. Cuado los requerimientos del usuario final estan definidos , pude diseñarse el conjunto logico de datos para el sistema poniendo atencion en la estructura de datos  y la mejor organizacion de los archivos fisicos y de la base de datos.

➽Albert C. Gardner
que es un programa? ... es un medio para conseguir un fin
Objetivo del diseño de programas:
excluyente: producir un programa "correcto", por ejemplo, uno que , dada cualquier combinacion de datos de  entrada aceptable , siempre llegue al final del proceso y produzca los resultados previstos.
Subsidiariamente:
1-el programa debe ser fácil de mantener , es decir fácil de corregir por cualquier razón
2- que el programa pueda desarrollarse rápidamente
3- que le programa sea eficiente en el empleo de los recursos de maquina


➽fácil de mantener , significa fácil de cambiar.
Cambiar porque el programa es erroneo (en ciertas circunstancias no produce la salida correcta)
cambiar porque han variado los requerimientos
1- cuantos menos lugares o puntos del programa sea necesario cambiar , con mas rapidez se localizaran y sera menor el riesgo de errores.
2-cuanto mayor sea la correspondencia : puntos a alterar con circunstancias especificadas ( o sea que los bloques del programa a cambiar sean pertinentes únicamente al cambio requerido)
La facilidad  de mantenimiento se obtiene por lo tanto;
1- conservando la menor cantidad de subdivisiones en el programa
2- conservando bloques distintos  de instrucciones en el programa para cada clase diferente de datos
Eficiencia

Las instrucciones a aplicarse a un elemento o parte de datos son de dos tipo
1-las que determinan que conjunto de acciones se requieren para cada elemento
2-las  que realizan las acciones

las de tipo (1) son las que deben analizarse
una idea de eficiencia podrá tenerse contando la cantidad de secuencias y cantidad de evaluaciones que necesita cada una de ellas

➽Langefors
La informacion se necesta para iniciar y controlar los acontecimientos operativos.
Hemos encontrado los flujos minimos (operaciones) que debn ser mantenidos operativamente y notamos que en a practica los flujos son realente una serie de acontecimientos operativos.
Ahora es facil comprender que cada acontecimiento de estos flujos deben ser activado y guiado por mensajes apropiados, a los que llamamos informacion operativa o informacion de rutina.

si se usan relaciones (de precedencia) estructuras de datos y algoritmos comprendemos que los datos tienen un significado

➽Un programa representa un plan , desde la entrada a la salida , para la solucion automatica de un problema que incluye la transcripcion de los datos, codificacion , absorcion del resultado o rutinas alternativas
➽Un programa es la especificación de un proceso a ser realizado con los datos

el resultado del análisis de información para un problema o un sistema es la documentacion de las clases de información requeridas. estas están relacionadas entre si mediante relaciones de precedencia. Por lo tanto , un análisis de la informacion define el agrupamiento de precedentes de cada informacion que debe ser producida
las entradas y salidas del programa surgen del agrupamiento de precedentes. mas aun debe especificarse cuales de los precedentes activan el proceso
➽Se desea poder decir que debe ser hecho por el proceso y dejar a la decisión del diseñador del programa la decisión de los pasos de los procesos individuales que deben ser realizados por el computador

La sola existencia de los precedentes no necesariamente inicia su proceso , hay que describir la informacion de control requerida para su ejecucion
relaciones de precedencia + estructura de datos + algoritmos= sistemas

➽Niklaus wirth
la esencia del poder y de la amplia aplicación de la computadora reside en su capacidad de ejecutar secuencias extremadamente largas de instrucciones que contienen una combinación casi infinita de acciones elementales. La acción de integrar secuencias de instrucciones en "recetas" que representan ciertas clases de procesos de  calculo se llama programación

La noción mas importante es la de acción en este contexto suponemos que una acción es de duración finita , y que persigue algún efecto bien definido. Toda acción requiere la existencia de algun objeto sobre el cual se ejecuta y podemos reconocer el efecto de a acción a través de los cambios de estado que sobre el se operen.
Cada acción debe poder describirse en términos de algún lenguaje o sistema de formulas; su descripción se llamara enunciado.
Si la acción puede descomponerse en partes la llamaremos proceso o calculo. El proceso sera secuencial si estas partes se siguen estrictamente unas a otras en el tiempo, y nunca se ejecutan dos simultáneamente. De la misma forma un enunciado que describe un proceso puede subdividirse en partes; en ese caso se lo llama programa.
Un programa , entonces , consta de un conjunto de enunciados cuyo orden textual no suele ser en gral identico al ordenamiento en el tiempo de las acciones correspondientes
Todo programa describe una sucesion de transformaciones sobre el conjunto de sus variables.
Si el mismo programa se ejecuta dos veces con valores iniciales (x,y) diferentes , seria un error afirmar que los dos procesos son iguales. sin embargo ambos exhiben el mismo comportamiento.
Ls descripción de ese comportamiento sin hacer referencia a un procesador en particular se llama usualmente algoritmo.
Algoritmo + Estructua de datos=Programas

Formulcion del problema

tomada de : https://msaffirio.wordpress.com/2017/04/27/la-identificacion-del-problema-o-necesidad/

La primera acción formal de la ejecución de un proyecto, cualquiera sea su tipo, es identificar el problema o necesidad que se pretende resolver. A objeto de evitar ambigüedades incluyo la definición de problema de acuerdo con los diccionarios.

Problema según el Diccionario de la RAE (Real Academia Española):

Del lat. problēma, y este del gr. πρόβλημα próblēma.

m. Cuestión que se trata de aclarar.

m. Proposición o dificultad de solución dudosa.

m. Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún  ……fin.

m. Disgusto, preocupación. U. m. en pl. Mi hijo solo da problemas.

m. Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos científicos.

Problem según Concise Oxford Dictionary (1995):

“A doubtful or difficult matter requiring a solution”.

 (Una cuestión dudosa o difícil que requiere solución).

                        and

“Something hard to understand or accomplish or deal with”.

(Algo difícil de entender o lograr o trata).

Para evitar un desajuste en lo que usted entrega, y lo que el cliente desea es indispensable estar de acuerdo con la definición del problema real, entender que un problema en una empresa puede ser percibido de manera distinta según sea la persona que lo observe. A veces se confunden con los síntomas o con los deseos y gustos personales.

Un problema o nueva actividad, o nuevo producto, o nuevo proyecto en el lugar de trabajo se crea en respuesta a una necesidad del negocio. Y, que precisa ser definido de la mejor forma posible a objeto de no malgastar tiempo ni recursos.

A continuación, describiré un método para identificar el Problema o Necesidad, que en estricto rigor corresponde al Análisis de Requerimiento [1], asumiendo que las acciones necesarias para resolver el problema; es decir, la solución del Problema o Necesidad constituyen, primero un Anteproyecto y, después un Proyecto.

Identificar a las Partes Interesadas

¿Por qué son importantes?

Las Partes Interesadas –Stakeholders- son personas, grupos, u organizaciones que pueden afectar a la solución del problema o al proyecto, o pueden ser afectadas por la solución del problema, o perciben que puede ser afectadas por decisiones, actividades, o resultados del proyecto, cuyo objetivo es resolver el problema.

Las Partes Interesadas pueden estar activamente involucradas en la solución del problema o pueden tener intereses que pueden afectar negativa o positivamente el devenir del proyecto que resolverá el problema. Existen diferentes Partes Interesadas que pueden tener expectativas que entran en conflicto con la solución del problema. En definitiva, las Partes Interesadas pueden ejercer influencia sobre la identificación del problema o necesidad, sea por acción u omisión.

 ¿Quiénes son las Partes Interesadas?

Para el caso de la Identificación del Problema es necesario conocer quienes son las Partes Interesadas; es decir identificar a todas las personas relacionadas con el Problema que se pretende resolver, mediante la ejecución de un proyecto. Como también todas la entidades internas o externas que tengan intereses o relación con el problema.

Quién esté designado para ejecutar la tarea de identificación del Problema debe individualizar y calificar a las Partes Interesadas, considerando:

• Si son internas o externas a la organización.
• Si tienen una actitud positiva o negativa respeto del proyecto.
• Si participarán en forma activa o como consejeros.

 Ranking de Interés e Influencia

Cada proyecto tiene “Partes Interesadas”, formando el “elemento humano” del paradigma de la gestión de proyectos. Como su nombre indica, un grupo de interés del proyecto es cualquier persona o entidad con una apuesta en el proyecto —tienen algo que perder y/o algo que ganar. Esta apuesta impulsa el comportamiento, y el comportamiento impulsa los resultados.

Para el éxito del proyecto, con un mínimo de conflictos, es necesario lograr que todos los interesados estén totalmente comprometidos y motivados. El compromiso y la participación infunden orgullo de la propiedad, lo que lleva a mejores resultados, entregados de una manera más productiva. La capacidad de enganchar comienza con una comprensión completa de la identidad de los involucrados y el papel  que tienen asignado, los intereses creados, la responsabilidad y el poder de influir en los resultados finales. En términos de procedimiento, este entendimiento se obtiene a través del análisis de los interesados.

i. Identificar las Partes Interesadas

Consiste en determinar cuáles son las personas que de alguna u otra manera participan y/o influyen en la identificación del Problema o Necesidad, y a la vez establecer cuál será el rol que desempeñaran. La siguiente es una lista con los roles comunes:

• Los Beneficiarios: Grupo / Persona que recibe un beneficio de la solución del problema.
• Los Líderes: Grupo / Persona responsable de la gestión de la ejecución de la solución del problema o proyecto.
• El Equipo del Proyecto: Grupo / Persona responsable de la ejecución del proyecto.
• El Patrocinador: Grupo / Persona responsable de la supervisión y el patrocinio.
• Los Asesores: Grupo / Persona responsable de asesorar y supervisar la identificación del Problema.

ii. Establecer Quienes Tienen Interés en la Solución del Problema (Proyecto)

Se utilizan dos dimensiones para establecer el interés en el resultado de la solución

• Interés determinado por el Impacto. Cada solución de un problema o necesidad tiene consecuencias, que se manifiestan en una variedad de formas y grados (operativos, financieros y personales). La solución de un problema o necesidad puede cambiar la forma en que se realiza el trabajo, disminuir la responsabilidad, añadir más responsabilidad, perder poder y similares. El impacto se puede sentir de muchas maneras, tanto obvias y como sutiles.
• Interés determinado por la Responsabilidad. Es sabido que la responsabilidad —Accountability- es un gran motivador. La rendición de cuentas se define por el grado en el que un actor se hace responsable por su papel en la solución del problema o proyecto, ya sea para ejecutar tareas asignadas, por las decisiones que toma, por el apoyo que proporciona, por su participación, actitud y contribuciones globales. Cuanto más “responsabilidad” mayor interés.

iii. Determinar Quién Tiene el Poder de Hacer una Diferencia

Se necesita mucho esfuerzo para hacer que un proyecto sea exitoso, pero sólo se necesita un pequeño acto para deshacer ese esfuerzo y tornar las cosas en la dirección equivocada. La gente (y grupos) tienen el poder para conducir los proyectos al éxito o desviar el resultado a situaciones no deseadas. Esta es la moneda de dos caras conocida como la influencia de las Partes Interesadas. En la parte positiva, la participación activa de los interesados; sin duda, tendrá una influencia positiva en el proyecto y / o proceso, y esta posibilidad debe ser cultivada. En el lado negativo, los interesados también tienen la capacidad de influencia negativa, por medio de: falta de cumplimiento, indecisión, falta de apoyo, dilación, retención de información, y similares. Para facilitar el análisis de los interesados, la influencia potencial está determinada en gran parte por la fuerza de las consecuencias probables para cada persona.

Asegúrese de que su lista esté completa: recuerde, las Partes Interesadas afectadas por el Problema o con la Necesidad podrían estar todos en una división o departamento, o podrían estar repartidos entre varios departamentos o niveles de la organización.

iv. Validar la lista de las Partes Interesadas a Entrevistar

Una vez identificadas las Partes Interesadas validar la lista con el Patrocinador —Sponsor- de la Iniciativa y/o con los Ejecutivos que autorizaron ejecutar las acciones para identificar el Problema, así mismo establecer con ellos con quienes se hará la verificación, revisión y generación de la versión final de la Definición del Problema.

Situación Actual

Para que las Partes Interesadas —Stakeholders– comprendan el problema o la necesidad es indispensable que, en primer lugar, que conozcan y entiendan como se están haciendo las cosas ahora en el área afectada de su organización. Esto es lo que en proceso de negocios se denomina as-is.

Es común que las Partes Interesada conozcan sólo una parte del proceso asociado con el problema, en particular cuando el problema afecta a varios departamentos o gerencias.

La primera tarea es precisar la situación actual del entorno donde se está produciendo el problema o la oportunidad de mejoramiento, como ser:

• Operación as-is. Procedimientos. Reglas de Negocios
• Procesos de Negocios afectados.
• Personal involucrado.
• Estructura organizacional. Gerentes. Supervisores y Operativos.
• Sistemas o aplicaciones computacionales.
• Infraestructura, Tecnología.
• Países donde se opera.
• Adquisición de otra empresa.
• Apertura de una nueva locación.
• Obligaciones Legales.
• Clientes afectados.
• Sobre gastos, mermas, pérdida de venta, etc.

Para ello debe ejecutar entrevistas a las Partes Interesadas con o sin interés en resolver el problema, esto permite comprobar si el problema es una necesidad del negocio o un requerimiento personal. Tener en cuenta que producto de las entrevistas pueden evidenciarse situaciones conflictivas entre las Partes Interesadas, que es necesario considerar con el debido cuidado.

i. Entrevistas a Las Partes Interesadas para establecer la situación as-is

El objetivo principal de las entrevistas es obtener de las Partes Interesada cual es el Problema o Necesidad de negocio que se precisa solucionar, averigüe que quieren y que esperan de la solución del Problema. [2]

Puede utilizar varios métodos para comprender y capturar la información de las Partes Interesadas, como ser:

• Uso de entrevista. Converse con cada Parte Interesada individualmente. Esto le permite entender las opiniones y necesidades específicas de cada persona.
• Realizar talleres. Esto le ayuda a entender cómo fluye la información entre las diferentes divisiones o departamentos o personas y, asegurarse de que las transferencias y coordinaciones se gestionarán sin problemas.

Al usar estos dos métodos, es una buena idea seguir preguntando “¿Por qué?” para cada requisito. Esto puede ayudarle a eliminar los requisitos no deseados o innecesarios. [3]

Recuerde, cada persona considera el Problema o Necesidad desde su perspectiva particular. Usted debe entender estas diferentes perspectivas y reunir los distintos requisitos para construir un cuadro completo del Problema.

ii. Validar la información recopilada en las Entrevistas y/o Talleres

Para cada una de las Entrevista o Talleres generar una minuta con los puntos tratados con las Partes Interesadas y, una descripción del Problema según la visión del entrevistado o de los participantes del Taller.

Enviar el documento formalmente a cada entrevistado o participante del Taller, para la validación de la descripción del Problema o Necesidad. Según las prácticas de su organización podrá enviarse por mail, por escrito, requerir firma, enviar copia al Patrocinador, etc.

Análisis Situación as-is

i. Generar la Lista de Necesidades

Compilar una Lista de Necesidades detectadas en las distintas Entrevistas y Talleres, teniendo en cuenta que esta necesidad pude corresponder al problema completo, a un cuello de botella, a indefiniciones, a puntos de mejoras o carencias, para ello utilizar una tabla como la siguiente:

ii. Validar la Lista de Necesidades

Distribuir a todos los entrevistado y/o participantes de los Talleres la Lista de Necesidades y pedirles que:

• Validen si las necesidades identificadas corresponden o no con su punto de vista.
• Ajusten el Ranking de las Necesidades según el criterio de cada uno de los entrevistados.
• Incluyan comentarios si lo estiman pertinente.
• Devolver la copia con sus respectivas modificaciones.

iii. Generar la Definición del Problema

A partir de la Listas de Necesidades, devueltas por las Partes Interesadas, generar un ranking de Necesidades general y, considerando las Necesidades que ocupan los primeros lugares establecer una primera formulación del problema. A continuación generar la definición del problema usando un formato como el siguiente:

iv. Validar la Definición del Problema con el Negocio

La Validación de la Definición del Problema y la generación de la versión final se hará con la participación de la gente del Negocio y, utilizando el procedimiento acordado al momento de validar la lista de las Parte Interesadas a entrevistar.

Comentario

En general, el aplicar un método como el propuesto es considerado, en el mejor de los casos, como una actividad que no corresponde al tamaño de la empresa y, en otros casos, que es simplemente una pérdida de tiempo. No obstante, mi experiencia señala que todo tiempo que se ocupa en las definiciones, previas a la ejecución de un proyecto, tales como: Identificación del Problema, Definición del Alcance o Producto, Anteproyecto y Plan de Proyecto son inversiones en tiempo y recursos que redundarán en una mayor probabilidad de lograr un proyecto que cumpla con los objetivos y expectativas del Negocio.

Este artículo sobre el Anteproyecto cuenta con tres partes:

Parte 1:  La Identificación del Problema o Necesidad

Parte 2: Solución Esperada -Definición de Alcance – EAA

Parte 3: Análisis de Factibilidad de un Proyecto

Referencias

[1]

Fantasia de lo Nuevo

No inventemos la rueda cada vez que comenzamos un proyecto.
si bien no todo esta inventado bajo el sol , hay que dotarnos o dotar a nuestro grupo de un metodo para alcanzar objetivos.
Es Mas util si se trata de objetivos que se  repetiten
fabricar el mismo producto es un proceso repetitivo.
fabricar armarios  para ropa es un proceso repetitivo.
fabricar armarios  para ropa segun los requisitos de cada cliente es un proceso repetitivo?

Fabricar maquinas de soft es (abstrayendo) un proceso repetitivo.

    un proceso con pasos predeterminados (fases / etapas)
Lo que es muy cambiante son los objetivos o propositos (por lo tanto el contenido de "los pasos")
Entonces deberiamos apuntar a formalizar un marco para el proceso de desarrollo

estandarizar el proceos siguiendo algun modelo de "ciclo de desarrollo" 
Es decir , estructurar las actividades , identificar los costos y tener muy bien definidos los productos
Tramo de control , una estrada una salida  , grados de libertad , documentacion , metodo de costeo de los recursos , objetivos , metas , resultados . precedencia. informacion y dato , unidad , productividad

La recomendacion de manual es:bajo acoplamiento
En las pymes , cuando el personal es escaso , no pueden distribuir funciones y procesos.
Al contrario , se concentran lo mas posible haciendo a sus empleados polifuncionales.
Aun cuando la concentracion de procesos es un riesgo no solo por la rigidez resultante sino por la seguridad de la empresa , prima la cuestion del costo .
Muchas pymes para bajar costos , hacen parte del trabajo contable , control de  stock y administracion de compras y ventas "entrecasa" aun cuando no cuenten no cuente con personal capacitado.
Gralmente en estas empresas cuando se refieren a gestion o contabilidad , se refieren a lo que identifican como "TODO"
Hubo un modelo de los años 70 , cuya arquitectura todavia sobrevive en muchos soft en uso en la actualidad. La peor herencia de esos sistemas "legacy" fue las estructuras de datos utilizadas
La primera vez que tuve contacto con algo de eso fue en 1984 cuando el desarrollador de soft de un supermercado de Jujuy me mostro lo que estaba haciendo... El a la mañana trabajaba en una reparticion publica con una IBM sistema 34 y por la tarde trataba de meter la gestion del super en un par de disketes de 8" ! en una Pc IBM xt. Creo que lo hacia en cobol. Un programa monolitico monstruso con una cantidad impresionante de archivos. Lo que se veia muy bien era: la traslacion que habia hecho de los menues , a partir de lo que hacia la  vieja y enorme ibm sistema 36
Volvi a estar en contacto con algo asi un par de años despues trabajando para un distribuidor de Pc Bull , que habia recibido como parte del paquete a vender un sistema de gestion en un lenguaje propietario llamado BAL (Basic Administrative Lenguage). Era un sistema integrado de compras , ventas ,stocks , contabilidad (gral , iva) , sueldos.
Con el tiempo descubri que eral la traslacion a BAL de un sistema que daba vueltas por el pais , creado por no se quien , que originalmente estaba en BASIC ! compilado con un manejador de archivos algo como el Btrieve.
Años despues me lo volvi a encontrar encarnado en "Tango", seguia en basic compilado pero con una libreria sql
Ese programa   era  visto por los "contables" de las pymes como de altas capacidades y gran integracion.
Visto desde su arquitectura y codigo ... era una espantosa suma de codigo Spagheti , archivos oportunistas , mucho batch superado con dependencias forzadas y acoplamiento a todo gas!
Entonces ... la experiencia en las pymes dice que es efectivo un sistema altamente acoplado (eso que el vendedor llamara: "integrado")